Приклади записів у трудовій книжці. Які записи вносять у трудову книжку? Робота без трудової книжки

Нерідко під час заповнення трудових книжок виникають питання. Зазвичай це стосується випадків, які не роз'яснені у нормативних документах. У статті ми розглянемо складні ситуації та наведемо приклади записів у трудовій книжці.

У трудовій книжці відображають відомості про трудової діяльностіпрацівника. Співробітнику, який вперше вступає на роботу, трудову книжкуоформляє роботодавець (ч. 4 ст. 65 ТК РФ). Порядок заповнення трудових книжок встановлено у Правилах ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225 (далі - Правила) та в Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мін 10.10.2003 № 69 (далі – Інструкція).

ЗАГАЛЬНІ ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

Як і інші нормативні акти, Правила та Інструкція відображають лише загальні принципинаповнення трудової книжки. Нагадаємо їх.

1. Дати у всіх розділах мають бути проставлені арабськими цифрами у форматі дд.мм.гггг, наприклад, 23.11.2008 (п. 1.1 Інструкції).

2. Закреслення раніше внесеного запису можливе лише у чотирьох рядках: «Прізвище», «Ім'я», «По батькові» та «Дата народження». В інших випадках при внесенні змін закреслення неприпустимо (п. 1.2 Інструкції). Так, у розділах, що містять відомості про роботу чи нагородження, закреслення неправильних записів не допускається (п. 30 Правил).

3. Записи можна робити пір'яною або гелевою ручкою, а також ручкою-ролером (у тому числі кульковою). Чорнило (паста, гель) мають бути світлодостойкими чорного, синього або фіолетового кольору (п. 1.1 Інструкції).

4. У трудовій книжці неприпустимі скорочення. Слова "наказ", "розпорядження", "пункт", "частина", "стаття", "Трудовий кодекс" Російської Федерації» пишуться повністю (п. 1.1 Інструкції).

5. Текст запису про припинення (розірвання) трудового договору повинен відповідати тексту статті, на підставі якої відбувається звільнення працівника (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ та п. 14 Правил).

6. Вкладиш до трудової книжки оформляється у разі, якщо у якомусь із її розділів немає більше місця для записів (п. 38 Правил).

Заповнюємо ТИТУЛЬНЕ ЛИСТ

Про те, як у трудову книжку вносити зміни при зміні співробітником прізвища, імені та по батькові, ми докладно розповіли у статті «Робітник змінив прізвище» («Зарплата», 2008, № 2). Тепер розглянемо, як додати до документа записи про освіту, професію, спеціальність та заповнити інші рядки титульного листа.

Відомості про освіту

Рядок, призначений для відображення відомостей про освіту, заповнюється на підставі документа, поданого працівником (підп. «б» п. 9 Правил).

У пункті 2.1 Інструкції зазначено, що існує шість типів закінченої освіти та стільки ж типів незакінченої:

Основне загальне;

Середня загальна;

Початкове професійне;

Середнє професійне;

Вища професійна;

Післявузівське професійне.

Особам, які завершили освоєння основний освітньої програми вищої професійної освіти, видаються академічні довідки встановленого зразка (п. 3 ст. 6 Федерального закону від 22.08.96 № 125-ФЗ «Про вищу та післявузівську професійну освіту»).

Як бачимо, типів освіти чимало, а рядок для внесення відповідних відомостей лише один. Як же зробити записи в цей рядок?

Від дев'ятикласника до кандидата наук. Цілком припустимо, що молода людина розпочала трудову діяльність у 16 ​​років, маючи на той момент основну загальну освіту (дев'ять класів середньої школи), і через якийсь час став кандидатом наук. Вписати всі відомості про освіту в цей рядок не вдасться, тому рекомендуємо зробити запис про повну освіту. Однак якщо співробітник наполягає, можна відобразити відомості про незакінчену освіту.

Працівник пред'явив два дипломи. Якщо у співробітника одна освіта, проблем під час заповнення відповідного рядка не виникає. А як вносити записи, якщо утворень кілька – середня професійна та вища чи дві вищі? Пояснимо на прикладах.

ПРИКЛАД 1.

До ТОВ «Моноліт» прийшов молодий спеціаліст. Досі він не вів трудову діяльність. Необхідно оформити йому трудову книжку з огляду на те, що працівник пред'явив два дипломи:

Про закінчення коледжу (середня професійна освіта);

Інституту (вища освіта).

Який запис про освіту слід зробити на титульному аркуші його трудової книжки?

РІШЕННЯ. У цьому випадку слід зазначити відомості лише про вищу освіту. А ось у рядок "Професія, спеціальність" можна вписати обидві спеціальності.

Зверніть увагу: якщо у двох дипломах однакова спеціальність, її найменування зазначається одноразово.

У пункті 2 статті 6 Федерального закону від 22.08.96 № 125-ФЗ «Про вищу та післявузівську професійну освіту» говориться, що встановлено такі щаблі вищої професійної освіти: бакалавр, дипломований спеціаліст та магістр. Можливі ситуації, коли працівник, який починає трудову діяльність, до моменту первинного працевлаштування вже має два вищих освіти. Розглянемо приклад.

ПРИКЛАД 2 .

До ЗАТ «Синій промінь» надійшов співробітник, у якого є дипломи магістра за спеціальністю «, контроль та аналіз господарської діяльності» та бакалавра за спеціальністю «промислове та цивільне будівництво». Який запис потрібно зробити у рядку «Освіта» на титульному аркуші трудової книжки?

РІШЕННЯ. Запис буде один – вища професійна. У рядку «Професія, спеціальність» будуть вказані обидві спеціальності:

Освіта:вища професійна

Професія спеціальність:бухгалтерський облік, контроль та аналіз господарської діяльності, промислове та цивільне будівництво

Без відриву від виробництва.Якщо співробітник за час роботи у вашій організації отримав ще один ступінь, запис про це вноситься в рядок через кому:

Освіта : середня професійна, вища професійна

Відомості про професію та спеціальність

Професія чи спеціальність?Після здобуття початкової професійної освіти набувають професії. Спеціальність надається після закінчення середнього професійного або вищого навчального закладу. Списки професій та спеціальностей затверджуються постановами Уряду РФ.

Як правило, професіямає на увазі конкретний вид діяльності, а спеціальність- це напрямок, сфера діяльності. Наприклад, діловод, механік, водій, збирач годинника, лаборант - це професії. Ядерна фізика, математика, інформатика, діловодство - спеціальності. Записи у трудовій книжці виглядатимуть так:

Освіта:початкове професійне, середнє професійне

Професія спеціальність : діловод, діловодство

Професія (спеціальність) чи кваліфікація?Незважаючи на те, що в документі про освіту інформація про професію (спеціальність) завжди присутня, запис у трудовій книжці найчастіше відображає кваліфікацію працівника. Радимо звертати увагу на формулювання у дипломі.

ПРИКЛАД 3.

До відділу кадрів ТОВ «Свіжий вітер» надійшла заява від А.М. Грін прийому працювати посаду старшого бухгалтера. Раніше вона ніде не працювала. У її дипломі є наступний запис: «...закінчив повний курс... за спеціальністю “бухгалтерський облік, контроль та аналіз господарської діяльності”. Рішенням державної екзаменаційної комісії від 26 червня 2008 року О.М. Грін присвоєно кваліфікацію економіста».

Як визначити спеціальність та кваліфікацію нової співробітниці ТОВ «Свіжий вітер» для заповнення титульного листа трудової книжки?

РІШЕННЯ. Спеціальність – бухгалтерський облік, контроль та аналіз господарської діяльності, кваліфікація – економіст.

Як вмістити довгий запис?Якщо назва спеціальності, зазначена у дипломі, багатослівно, допустимо заповнити кілька рядків, а запис зробити дрібними літерами:

Декілька професій, спеціальностей. Якщо у співробітника кілька професій або спеціальностей, вони вносяться через кому без закреслення попередніх записів (п. 2.4 Інструкції):

Професія спеціальність : діловодство, державне та муніципальне управління

Можлива ситуація, коли співробітник, вже працюючи в організації, закінчує ще один інститут та отримує нову спеціальність. Тоді у рядку «Освіта» залишається один запис про вищу професійну освіту. А у рядку «Професія, спеціальність» слід через кому додати найменування нової спеціальності:

Освіта:вища професійна державна

та муніципальне управління

Професія спеціальність: бухгалтерський облік та аналіз

господарської діяльності

Завершальний етап оформлення титульного листа

Отже, титульний лист трудової книжки майже заповнений.

Дата. Роботодавець зобов'язаний оформити трудову книжку співробітнику, вперше прийнятому працювати, протягом тижня з дня прийому (п. 8 Правил). Тобто, дата заповнення титульного листа може розходитися з датою прийому на роботу не більше ніж на сім календарних днів.

Підпис власника. Працівника необхідно ознайомити із записами на титульному аркуші. Він має розписатися у рядку «Підпис власника книжки». Цим він запевнить правильність зазначених відомостей (п. 2.2 Інструкції).

Підпис інспектора з кадрів. Титульний лист, на якому проставлено дату заповнення та підпис власника трудової книжки, повинен підписати співробітник організації, на якого покладено відповідальність за ведення трудових книжок (п. 2.2 Інструкції). В Інструкції не сказано, що необхідно вказати розшифровку підпису даного працівника, однак радимо це зробити. Адже його підпис засвідчується ще й печаткою організації чи кадрової служби. Більше того, у рядку «Підпис особи, відповідальної за ведення трудових книжок» є примітка про те, що вона має бути перебірливою.

ЗАПИСІ ПРО РОБОТУ

До граф, призначених для відображення відомостей про роботу, вноситься інформація, що стосується не тільки безпосередньо трудової діяльності, але й інших обставин. У тому числі, наприклад, найменування роботодавця чи відомості про період підвищення кваліфікації. Розглянемо докладніше, як правильно зробити запис.

Що було до початку трудової діяльності

Деякі співробітники в період, що передує влаштуванню на роботу з трудового договору, вчилися чи служили, тобто вели діяльність, не пов'язану із трудовими відносинами. Розглянемо, які відомості потрібно внести до трудової книжки розділ «Записи про роботу», якщо такий працівник уперше уклав трудовий договір.

Запис необхідний.Перед тим як вказати найменування організації, яка оформляє працівникові трудову книжку, необхідно внести відомості про період, у якому громадянин у відсутності трудових відносин, якщо той входить у пенсійний стаж. Порядок його визначення встановлено у статтях 10-13 Федерального закону від 17.12.2001 № 173-ФЗ "Про трудові пенсії в Російській Федерації".

Відповідно до підпункту «а» пункту 21 Правил до трудової книжки слід внести дані:

Про військову службу відповідно до пункту 1 статті 2 Федерального закону від 28.03.88 № 53-ФЗ «Про військовий обов'язок та військову службу»;

Службу органів внутрішніх справ;

Державній протипожежній службі Міністерства Російської Федерації у справах цивільної оборони, надзвичайних ситуацій та ліквідації наслідків стихійного лиха;

Установах та органах кримінально-виконавчої системи;

органи податкової поліції;

органи контролю за обігом наркотичних засобів та психотропних речовин;

Митні органи.

Запис про службу роблять на підставі відповідних документів. Наприклад, співробітник проходив службу на заклик у Збройних силах РФ. І тут він має пред'явити військовий квиток. Зразок запису дивіться нижче.

Про що замовчує трудова книжка. Якщо працівник уперше укладає трудовий договір після закінчення навчального закладу, запис про період навчання не слід вносити. Він не включається до трудового стажу, оскільки не зазначено у статтях 10 і 11 Федерального закону від 17.12.2001 № 173-ФЗ «Про трудові пенсії в Російській Федерації».

Зверніть увагу: крім основної освіти, здобутої у початкових, середніх та вищих навчальних закладах, працівник може проходити навчання на курсах та в школах з підвищення кваліфікації, з перекваліфікації та підготовки кадрів. Відповідно до вимог підпункту «б» пункту 21 Правил у трудовій книжці слід зазначати відомості саме про період, коли працівник підвищував кваліфікацію, а не про час здобуття основної освіти.

Найменування роботодавця

Назва організації. У графі 3 розділу «Відомості про роботу» слід зазначити повне та скорочене (якщо є) найменування роботодавця. Такий запис вносять у вигляді заголовка, а на наступному рядку ставлять порядковий номер нового запису та дату прийому на роботу (п. 3.1 Інструкції).

Роботодавець змінив назву. Якщо під час роботи працівника організація була перейменована або змінилася її правова форма, це необхідно відобразити у трудовій книжці (п. 3.2 Інструкції). Цьому запису порядковий номер не надається. Наприклад, на загальних зборах акціонерів було прийнято рішення закрите перетворити на відкрите акціонерне товариство. Підставою для внесення запису у разі є наказ організації про її перейменування. Зразок дивіться на с. 110.

Структурний підрозділ

На роботу у філію. Трудовий договір може містити умову прийому працювати співробітника в структурний підрозділ організації. Ця обставина має значення у разі, коли структурний підрозділ перебуває в іншій місцевості (ч. 2 ст. 57 ТК РФ). У цій ситуації у трудовій книжці у графі 3 необхідно зробити запис про те, в який структурний підрозділ організації прийнятий на роботу працівник (п. 3.1 Інструкції). Зразок дивіться далі

Зміна найменування роботодавця

Записи про переклад. Чи робити запис у трудовій книжці працівника, який перейшов з одного структурного підрозділу до іншого без зміни посади? Якщо прийому працювати у трудовий книжці було названо структурне підрозділ, то за перекладі працівника слід внести у трудову книжку інформацію про нове місце роботи. Вдруге вказувати назву посади не потрібно. Зразок дивіться далі

Прийом на роботу до філії

Найменування посади

Найменування посади вноситься у трудову книжку відповідно до штатного розкладу. Зараз з'явилося багато нових посад, назви яких запозичені з іноземних мов, наприклад, промоутер та ін. Трудове законодавствоне містить заборони використання подібних найменувань.

Якщо є "шкідливість".Особливу увагу слід виявляти при вказівці тієї чи іншої посади, якщо вона дає право на пільги відповідно до федеральних законів. У разі назва посади має відповідати найменуванню, зазначеному в кваліфікаційних довідниках (п. 31 Правил і год. 2 ст. 57 ТК РФ).

Посада перейменована. За час роботи в організації професія (посада) працівника може бути перейменовано. Наприклад, на підставі наказу про внесення змін на посаду секретаря перейменовано на посаду секретаря-референта. І тут у трудової книжці необхідно зробити відповідний запис. Зразок дивіться далі.

Переведення в інший структурний підрозділ

Переклад на іншу посаду. Якщо працівника переводять з однієї посади на іншу і при цьому структурний підрозділ не вказаний, слід зробити запис про переведення. Зразок дивіться на с. 114.

Зверніть увагу: так, як показано вище, роблять записи про переклад виключно всередині організації, де працює співробітник, тобто в рамках одного юридичної особи. Якщо здійснюється переведення з однієї компанії до іншої, такий переклад робиться через звільнення та наступний прийом на роботу до нової організації.

І посада, і структурний підрозділ змінилися. У цьому випадку необхідно конкретизувати запис і про нову посаду, і про новий структурний підрозділ. Зразок дивіться далі.

Навчання без відриву від виробництва

Підвищення кваліфікації, стажування, професійна перепідготовка є додатковою професійною освітою. Про це йдеться в пункті 7 Типового положення про освітню установу додаткової професійної освіти (підвищення кваліфікації) фахівців, затвердженого постановою Уряду РФ від 26.06.95 № 610. Відповідно до пункту 28 цього документа слухачам, які успішно завершили курс навчання, видають такі документи державного зразка:

Посвідчення про підвищення кваліфікації - для осіб, які пройшли короткострокове навчання або брали участь у роботі тематичних та проблемних семінарів за програмою обсягом від 72 до 100 годин;

Свідоцтво про підвищення кваліфікації - для осіб, які пройшли навчання за програмою обсягом понад 100 годин;

Диплом про професійну перепідготовку - для осіб, які пройшли навчання за програмою обсягом понад 500 годин;

Диплом про присвоєння кваліфікації - для осіб, які пройшли навчання за програмою обсягом понад 1000 годин.

Перейменування посади

З цих документів слід зробити запис у трудовий книжці. Зразок дивіться на с. далі.

Переклад на іншу посаду

Підвищення кваліфікації

Зміна посади та структурного підрозділу

Нова спеціальність. Так само роблять і у разі, коли співробітник під час роботи в організації отримує ще одну професію, кваліфікацію чи спеціальність. Зразок дивіться нижче.

Присвоєння нової професії

Далі буде...

Часто помилки, допущені кадровиками, давно спливають при видачі. заяви про призначення пенсіїразом із трудовою книжкою.

Оскільки Пенсійний фондне може прийняти неправильно складений та заповнений документ, він робить усе для того, щоб працівник міг виправити помилки, і пенсіонер буде змушений бігати по своїх колишніх місцях роботи, відновлюючи правильність заповнення.

Саме тому особливу увагу треба приділяти не лише тому, як правильно внести дані до трудової книжки, а й заповнення титульного листа.

На жаль, багато працівників не знають, як в ідеалі заповнити першу сторінку трудової книжки і при отриманні трудової руки не може побачити помилку.

Саме тому наша стаття буде корисною і для працівників, і для роботодавців.

Наше завдання – навчитися правильно заповнювати всі графи трудової книжки, а у разі неможливості цього – зробити все, щоб знайти помилки у заповненні. Ви також знайдете тут приклад заповненнятитульного листа. Отже, почнемо по порядку і поговоримо про написання імені, прізвища та по батькові.

Відомості

Після прочитання цієї статті, оформлення титульного листа трудової книжки не складе труднощів. Звичайно, всі відомості мають бути оформлені належним чином.

Записи вносяться лише чорною або синьою ручкою.

Заповнення титульного листа може здійснюватися та на комп'ютері, але без досвіду в подібному наповненні краще не експериментувати.

Також, що стосується правил заповнення трудової, то вона насамперед має бути заповнена акуратно. Намагайтеся уникати помилок, підкреслень та інших недоліків. Ваш запис повинен бути зрозумілий усім, тому пишіть акуратно і розбірливо.

Дотримуйтесь цього правила, заповнюючи всі листитрудової книжки На цьому основні відомості про заповнення плавно перетікають у конкретизацію кожного рядка.

Як заповнити титульний лист трудової книжки? (Зразок заповнення)

Прізвище ім'я по батькові

Перша сторінка трудової книжки містить дані про працівника. Прізвище, ім'я та по батькові громадянина мають бути записані максимально акуратно та правильно. Справа в тому, що вчинена в цій інформації помилка може стати наслідком сумних наслідків. до зміни трудової книжки.

ПІБ потрібно писати окремо, щоб кожен запис мав свій рядок.

Намагайтеся не допускати помилок у написанні. Заповнюйте кожне зі складових імені однієї і тієї ж пастою.

Якщо в одному з написаних слів багато літер, пишіть їх якомога дрібніше. Також трудова книжка передбачає перенесення словаз одного рядка на інший.

Приклад заповнення першого аркуша (сторінки) трудової книжки (Прізвище, Ім'я, По батькові)

Освіта

Якщо ви пишете інформацію про освіту, обов'язково тримайте перед собою диплом працівника, щоб не зробити помилки.

Існують три ступеня освіти, за фактом яких можливе прийняття на роботу, це вища, тобто післявузівська, середня, тобто закінчення школи, а також середня спеціальна, після технікуму або училища.

Одне з цих слів ви пишіть на спеціально відведеному рядку.

Зразок заповнення першої сторінки трудової книжки (освіта)

дата народження

Щодо дати народження, то насамперед заповнювати її ви повинні на підставі паспортагромадянина, а чи не з його слів.

Часто виникає запитання, чи дата народження в трудовій книжці повинна вноситись прописом або цифрами?

Дата народження має писатися цифрами, а не буквеним виразом (див. зразок). На жаль, будь-яка інша форма запису вважається неправильною.

Правильно вписуйте кожну цифру. Немає нічого страшного в тому, що ви помилилися. Помилки завжди можна виправити за допомогою закреслення однієї цифри або перенесенням запису на інший бік розвороту титульного листа.

Зразок заповнення першої сторінки трудової книжки (дата народження)

Підпис працівника

Хто розписується у трудовій книжці? Після того, як трудова книжка заповнена, ставиться підпис працівника.

Вона має бути чіткою та повторювати розпис у паспорті.

Якщо працівник згодом змінює прізвище, то підпис зі старим прізвищем закреслюється тонкою смугою, а поруч ставиться новий підпис.

Як правило, на підпис у трудовій книжці працівника зверху ставиться друк організації.

Професія спеціальність

Якщо говорити про спеціальність, то тут є величезний розкид думок про те, що дійсно потрібно писати в трудовій книжці у графі професія, спеціальність. Хтось вважає, що потрібно писати спеціальність, якою ви опанували ще в інституті, хтось намагатиметься вписати в трудову бажану спеціальність.

Насправді все дуже просто - в трудову книжку вписується спеціальність за якою на даний момент працює працівник за трудовим договором.

дата заповнення

Дата заповнення трудової книжки на титульному аркуші має бути фіктивною. Тобто, якщо ви заповнили трудову на тиждень пізніше, ніж обіцяли, то не можна ставити бажане неправильне число. За це і працівників відділу кадрів та роботодавця можуть залучити до адміністративної відповідальності.

Дата заповнення пишеться у такому форматі, як і дата народження.

Що ж до місця постановки дати, воно має перебувати у районі друку, справа чи зліва від неї, але у жодному разі не торкатися інших записів, цим перекриваючи їх.

Дата заповнення трудової книжки та дата прийому на роботу повинні збігатися. Саме на момент прийому працювати співробітник відділу кадрів заводить трудову, отже, відповідно до законом повинен одночасно вписувати інформацію про працівника і прийомі його працювати.

Звичайно, на такі дрібниці не завжди звертається увага різними органами, що перевіряють, але все ж таки іноді користуватися посиланнями на правила заповнення трудових книжок, адже той хто попереджений, значить, озброєний.

Коли можна використовувати в написанні ПІБ літеру "е"?

Багатьох хвилює питання, чи можна використовувати літеру «е» у написанні імені чи прізвища.

Орієнтуйтесь на паспорт працівника.

Якщо в паспорті прописана ця літера, можете сміливо ставити її.

Якщо ж у паспорті написано "е", то ви не повинні відхилятися від паспортних даних. Все дуже просто.

Висновок

Трудова книжка дуже важливий документ, який вимагає трепетного ставлення до себе.

Постарайтеся бути точними у заповненні трудових книжок, адже ви, заповнюючи сторінки трудової книжки, стаєте свого роду представником своєї організації і саме з вашого запису судитимуть не лише про працівника, а й про вашу фірму. Тому дотримуйтесь законодавства та думайте про працівника, який дав вам трудову на заповнення. Він довіряє вам не просто документ, він довіряє вам свою трудову історію.

Корисне відео

Докладніше про те, як заповнити трудову книжку – перший лист, дивіться у відео нижче.

Трудова книжка зберігає у собі всю інформацію про трудової діяльності працівника і використовується визначення тривалості його стажу. Діючі нині форми трудової книжки та вкладиша встановлені в Пост. № 225 від 16 квітня 2003 р. Як правильно заповнити трудову книжку, зазначено у Пост. № 69 від 10 жовтня 2003 р. Дані постанови містять розбіжності з деяких питань, що потребує звернення до Трудового Кодексу і ще більше ускладнює оформлення трудової книжки.

Це особливо вірно щодо приватних підприємців, змушених брати він обов'язок ведення кадрового обліку. Найменше відхилення від стандартів заповнення трудової книжки веде до недійсності внесених відомостей, як і різні помилки, допущені самих записах. Для усунення наслідків у відповідні графи вносяться виправлення за встановленим зразком. У виняткових випадках працівнику видається дублікат.

Коли відкривається

Кожна трудова книжка має власний номер, видається працівнику протягом усього життя і підлягає заміні крім деяких випадків. Якщо у нещодавно прийнятого на роботу співробітника цього документа немає, необхідно відкрити йому новий. Якщо такий був, але з будь-яких причин не може бути наданий, дана інформація відображається в акті, що засвідчується підписами: особи, яка видає нову трудову книжку, працівника та свідка.

Документ заводиться на співробітника, який пропрацював у компанії не менше шести днів, і має бути оформлений протягом тижня з дня його працевлаштування. Ця процедура проводиться у присутності працівника, з чиєї заробітної платизгодом утримується вартість бланку.

Трудова книжка, зразок заповнення прийому працювати:

Як заповнювати

Усі записи у трудову книжку заносяться посадовцем організації, уповноваженим цього наказом керівника, найчастіше - працівником відділу кадрів. У разі його відсутності це може бути бухгалтер чи директор підприємства. Документ підлягає реєстрації в книзі обліку та зберігається у роботодавця аж до звільнення працівника або його переведення на інше місце роботи. За необхідності працівнику видається витяг із книжки за місцем вимоги.

Витяг з трудової книжки - зразок заповнення:

Записи ведуться розбірливим почерком, всі слова наводяться у повному варіанті, без жодних скорочень. Числове вираження дат, показників та інших відомостей вказується лише у арабських цифрах. Також не можна записувати назву місяця прописом. Правильний формат наповнення дати: 05.03.2020. Допустимо використовувати кулькові, гелеві та пір'яні ручки. Паста, що містяться в них, гель і чорнило повинні мати підвищену стійкість до впливу води і ультрафіолетових променів. Оптимальними є синій, темно-фіолетовий і чорний відтінки пігменту.

Документи

Для заповнення трудової книжки потрібні:

• паспорт працівника (або інший документ, що засвідчує особу);
• диплом про освіту;
• журнал обліку трудових книжок;
• свідоцтво ІП або Статут організації;
• гербова печатка.

Як заповнити титульний лист трудової книжки дивіться в ролику

Трудова книжка поділена на три частини:

1. Титульний лист, який містить відомості про власника документа.
2. Відомості про роботу, що включають найменування підприємств, на яких здійснювалася трудова діяльність і тривалість такої.
3. Розділ про нагородження.

Врахуйте, що правила заповнення трудових книжок зобов'язують вносити корективи у разі можливої ​​зміни:

• назви підприємства (вкл. правову форму);
• типу друку (використання різних у одній книжці – неприпустимо!).

Титульний аркуш

На першій сторінці трудової книжки слід зазначити всю інформацію про працівника, керуючись наданими ним документами. Вона повинна містити:

• ФІО власника;
• дату народження (у числовому вираженні);
• рівень освіти (середня, середня спеціальна, вища);
• найменування професії, зазначеної у дипломі;
• дату відкриття трудової книжки;
• підпис працівника;
• підпис особи, яка заповнювала документ;
• гербову печатку організації.

Титульний лист трудової книжки, зразок заповнення 2020:

Відомості про роботу

Кожна сторінка середнього та найбільшого розділу складається з чотирьох граф, що містять:

1. Порядковий номер запису (починаючи з №1 і далі).
2. Дата прийому на роботу та інших подій.
3. Саму запис, що є відомостями про організацію (її повна і скорочена назва), найменування посади (із зазначенням кваліфікації) та підрозділи. Крім факту прийняття на роботу, тут фіксуються також випадки переведення на іншу посаду та звільнення. Відомості про це мають бути внесені до графи протягом 7 днів з дня виходу наказу, за винятком запису про звільнення, що складається безпосередньо у день його скоєння.
4. Документальне підтвердження запису – найменування наказу, дата його випуску та номер (саме в цьому порядку).

Як робити записи про роботу в трудовій книжці дивіться у відео

додаткові відомості

1. За бажанням працівника до нього вносяться відомості про роботу за сумісництвом. Запис проводиться на підставі документів, наданих іншим підприємством, на якому працівник улаштований на суміщену посаду. У цьому використовуються самі принципи заповнення графи, як і за внесенні відомостей про основний роботі. Трудова книжка повинна зберігатися у службовця відділу кадрів за місцем основний роботи, який має право вносити до неї будь-яку інформацію.
2. Набуття другої професії, отримання розряду, підвищення кваліфікації також відображаються в цьому розділі.
3. Якщо має місце перейменування підприємства, робиться відповідний запис із зазначенням документа, що послужив основою цього. Ця інформація зможе пояснити розбіжність у печатках, поставлених під час працевлаштування та звільнення працівника. Ті самі дії виконуються під час перейменування посади.
4. У разі реорганізації підприємства у розділі зазначається звільнення працівника з наступним його прийомом до нової компанії.

Зразок заповнення трудової книжки при ліквідації ТОВ:

Приклади

О. С. Копачова вступила на посаду юрисконсульта у ВАТ «Авелан» 27 лютого 2016 р. 12 серпня 2016 р. її було переведено на посаду старшого юрисконсульта. Цей факт було відображено у розділі «Відомості про роботу».

При звільненні працівника у графі № 3 слід зазначити нормативний акт ТК, за яким було застосовано цей захід. Запис має бути підтверджено печаткою компанії або відділу кадрів та підписом особи, яка заповнювала трудову книжку. Співробітник також повинен розписатися в цій графі, підтверджуючи цим свою згоду з внесеними за час роботи записами.

А. М. Шолохов виконував обов'язки продавця у ЗАТ «Континент». 6 березня 2017 р. його було звільнено за невихід на роботу без поважної причини. Наказ про звільнення було підписано цього ж дня.

Нагородження

Цей розділ містить інформацію про присвоєні працівникові звання, вручені йому дипломи, грамоти та інші нагороди, передбачені внутрішніми. нормативними актамипідприємства та законодавством. До таких не можна віднести подяку керівництва, виражену в усній формі, а також грошові премії, що регулярно виплачуються, що входять до системи нарахування заробітної плати. Що пояснює повну відсутність відомостей у цьому розділі, що у трудових книжках більшості працівників. Причому різні грамоти і дипломи, видані працівникові без випуску відповідного наказу, також є лише номінальним висловом подяки, які не відображаються ні в трудовій книжці, ні в особистій справі.

Заповнення трудової книжки 2020, зразок:

Оформлення вкладиша

Якщо всі вільні місця у трудовій книжці було витрачено і нові записи вносити нікуди, відкривається вкладиш. Зазвичай його вшивають на кінець документа, оскільки конкретні вказівки про це в інструкції із заповнення трудових книжок відсутні. На титульному листі (або обкладинці) основної книжки ставиться штамп про видачу вкладиша із зазначенням його серії та номера.

Правила ведення обох документів ідентичні, титульний лист вкладки також підлягає заповненню. Нумерація записів триває після тієї цифри, де закінчилося заповнення трудової книжки. Якщо при заповненні вкладиша було допущено помилок, його утилізують у присутності комісії, склавши акт. Те саме стосується і забракованих або застарілих трудових книжок.

Ми готові відповісти на питання, що виникли - задавайте їх у коментарях

Кожен працівник під час зарахування до штату підприємства чи організації стикається з такою процедурою як оформлення трудової книжки.

У цьому документі мають бути відображені всі дані про те, де, ким і як довго працювала людина. Оформлення трудової книжки вперше починається з видачі роботодавцем. Потім кожному наступному підприємстві (при зміні місць роботи) у документ вносять необхідні записи.

Структура та зміст трудової книжки

Цей документ супроводжує людину протягом усього її трудового життя. На підставі її записів можна зробити висновок про освіту фахівця, його навички та досвід. Крім того, порядок оформлення трудової книжки передбачає розміщення інформації про нагороди, заохочення або дисциплінарні стягнення, застосовані до працівника.

Слід зазначити, що ведення трудової книжки здійснюється лише працівником відділу кадрів або тим працівником підприємства, на якого покладено відповідні функції. При цьому про всі нові записи в документі власника книги має бути повідомлено.

Як зберігаються трудові книжки та бланки для них

Для ведення трудових книжок держава випускає особливі бланки. Вони надходять на підприємства та зберігаються з дотриманням досить суворого порядку:

• Місцем зберігання повинна бути шафа, що не згорає.
• Роботодавець повинен забезпечити безпеку і цілісність бланків. Тому шафу замикають на ключ, а доступ до неї отримують лише працівники, які мають право працювати із трудовими книжками.
• Видача бланків здійснюється з паралельним внесенням відповідних записів до звітної документації.

Оформлення та видача документа

Відповідно до законодавства Російської Федерації, людина не може сама купити бланки трудової книжки. Вони надаються безпосередньо компаніям чи роботодавцям, які мають статус індивідуального підприємця.

Коли в штаті з'являється співробітник, для якого це місцероботи стало першим, роботодавець повинен подбати про видачу необхідного документа. Оформлення нової трудової книжки належить до обов'язків працівника відділу кадрів (чи іншої уповноваженої особи).

Порядок обліку трудових книжок

Дії, які здійснюють працівники відділу кадрів з порожніми бланками та документами, що належать співробітникам підприємства, фіксуються у прибутково-видатковій книзі. Тут має бути зазначено, ким, кому та на яких підставах передано папери (якщо необхідно виконати оформлення трудової книжки, видати вкладку або потрібно прийняти їх на зберігання). Вкладиші - це додаткові сторінки тих трудових книжок, які виявилися повністю заповненими. Їхнє ведення підпорядковується таким же нормам. Щоб вкладка була визнана повноцінною частиною документа, вона повинна бути обов'язково вшита в трудову книжку.

Оформляючи книгу обліку даних про рух трудових та вкладишів до них, слід подбати про її прошивку та опломбування.

Навіщо оформляти трудову книжку

Документ, що підтверджує досвід та кваліфікацію працівника, може мати велике значення вже на етапі співбесіди. Багато роботодавців вважають за краще вивчати його паралельно з веденням усного інтерв'ю. Далі, коли виконується оформлення трудової книжки, у ній відбиваються всі значні зміни, що супроводжують трудову діяльність працівника:

• Прийом на конкретну посаду.
• Переклад до іншого відділу.
• Підвищення чи зниження.
• Зміна статусу (наприклад, переведення контрактника на роботу за безстроковим трудовим договором або включення сумісника до постійних працівників).
• Нагороди та заохочення.
• Дисциплінарні стягнення, що стали підставою для зняття з посади.
• Звільнення.

Існують такі види трудової діяльності, які можуть не відображатись у трудовій книжці (наприклад, виконання деяких робіт за сумісництвом). Працівнику слід знати, що має право попросити керівника про внесення цих даних у свій документ. Роботодавець не може відмовити йому в цьому.

Поки оригінал трудової книжки зберігається для підприємства, співробітнику на руки не видається. Проте, може виникнути ситуація, коли людині знадобиться підтвердити факт свого працевлаштування або продемонструвати список підприємств, на яких він працював. Тоді може бути створена виписка із документа або його повна копія.

Правильне оформлення трудової книжки дає людині декларація про отримання пенсійного свідоцтва. Нараховуючи пенсійні виплати, страховий фонд вивчає інформацію, зазначену у трудовій.

Крім того, відомості про місця роботи людини потрібні для оформлення закордонного паспорта. Для деяких категорій службовців виїзд за кордон може бути заборонено через небезпеку розголошення секретної інформації.

Оформлення трудової книжки: правила та терміни

Незалежно від того, чи заводять нову трудову книжку чи вносять записи до існуючої, роботодавці вимагають від майбутніх працівників певних документів:

• Посвідчення особи (паспорт).
• Свідоцтво про освіту чи диплом.
• Сертифікати про прослухані курси (якщо вони є).
• Військовий квиток (для військовозобов'язаних громадян).
• Свідоцтво про укладання шлюбу (якщо в результаті було змінено прізвище).

Термін оформлення трудової книжки під час вступу людини працювати обмежений законодавством. Він становить трохи більше п'яти днів із моменту, коли співробітник розпочав виконання трудових обов'язків.

Якщо роботодавець порушує цей термін, йому слід підготуватись до правових наслідків. Це актуально абсолютно для всіх працівників, навіть для тих, хто не досяг повноліття.

Відповідно до законодавства, громадяни можуть бути працевлаштовані з 14-річного віку. Щоправда, у такому разі вони мають надати наймачеві листа від батьків або опікуна з дозволом на ведення трудової діяльності.

Копії трудових книжок

Якщо документ було втрачено або зіпсовано, працівник може вимагати від роботодавця видачі нового.

Щоб це зробити, слід написати заяву на оформлення трудової книжки. У ньому зазначають причину відсутності документа. Слід зазначити, що така сама заява є підставою для видачі трудової на першому місці роботи людини.

Підстави для записів

Оформлення трудової книжки вперше (зразок титульної сторінкирозташований нижче) включає заповнення граф, що стосуються особистої інформації про людину.

Для цього співробітник відділу кадрів використовує надані йому документи. В інших випадках, перед тим, як у трудовій книжці з'являється той чи інший запис, керівник видає відповідний наказ.

Якщо йдеться про прийом на підприємство або про переведення співробітника в інший відділ, то працівник відділу кадрів має сім днів для того, щоб внести запис до трудового. У разі звільнення документ оформляється в день видання наказу та віддається власнику.

Незважаючи на те, що у наказі вказують всю докладну інформацію про прийом або переведення (з наявністю випробувального терміну та інших деталей), ці відомості не впливають на оформлення трудової книжки. Зразок даних, що вносяться:

• Прийнятий на роботу.
• Переведений на іншу посаду.
• Надана кваліфікація, тарифна сітка, розряд (які конкретно).
• Нагороджений, заохочений.
• Звільнено.

Тобто має бути наведена лише причина запису та дата наказу. Будь-який приклад оформлення трудової книжки, що у вільному доступі, ілюструє саме такий принцип заповнення граф документа.

Граматичні нюанси

Відповідно до законодавства, дати у трудовий потрібно вказувати з використанням лише арабських цифр.

Те саме стосується і присвоєння порядкових номерів: кожен новий запис має свій номер, починаючи з того, що було зроблено, коли відбувалося оформлення трудової книжки вперше, і закінчуючи реєстрацією звільнення з останнього місця роботи.

Вся інформація має бути представлена ​​максимально повно, тобто працівник відділу кадрів не може скорочувати слова.

Внесення виправлень та корекція помилок у документі

Природним явищем під час будь-якої документації стає вчинення помилок. Вони можуть бути пов'язані з використанням недостовірних джерел інформації (застарілі дані, відсутність повних відомостей) або мати механічний характер (друкарські помилки, описки, граматичні помилки).

Щоб виправити виявлену помилку працівник відділу кадрів може скористатися кількома способами:

1. Закреслення невірного слова та написання нового вище або нижче рядка.
2. Внесення нового запису, який анулює невірну.

Якщо працівник змінив прізвище або отримав нову професію, це означає, що інформація, зазначена на титульному аркуші трудового, має бути змінена. Це виконують методом закреслення (перший спосіб). Паралельно на внутрішній стороні обкладинки записують назву та номер документа, що став підставою для змін, ставлять підпис людини, яка внесла дані, та друк компанії.

Якщо оформлення трудової книжки прийому працювати супроводжується виявленням помилок у веденні документа, допущених попередньому підприємстві, їх корекція можлива співробітником компанії, яка приймає працівника на свій штат. Ця процедура виглядає так:

1. Роблять новий запис і надають їй наступний по порядку номер.
2. Вказують дату, коли виправлення виконується.
3. Пишуть фразу «запис № вважати недійсним».
4. Вносять правильну інформацію.
5. Наводять номер наказу, який став підставою для неправильного запису.

Відображення трудової діяльності керівних працівників

Оформлення трудової книжки директора - обов'язкова процедура для всіх підприємств незалежно від форми власності, адже на підставі зроблених записів буде видано пенсійне посвідчення. Порядок ведення цього документа для керівника відрізняється специфічними нюансами і є складнішим, ніж оформлення трудової книжки прийому працювати співробітників середньої і нижчої ланки. Найчастіше директор може сам вносити всі необхідні записи.

Видача трудової книжки після звільнення працівника

Коли працівника з тієї чи іншої причини звільняють із підприємства, йому повертають його документ. Оформлення трудової книжки (зразок запропонований нижче) при звільненні співробітника передбачає внесення запису, що містить причину догляду, і навіть номер відповідного наказу.

Формулюючи причину, роботодавець повинен використовувати приклади, наведені у ТК (за власним бажанням, за згодою сторін, за ліквідації підприємства). Найчастішою причиною стає звільнення за власним бажанням, оформлення трудової книжки у разі регулюється стандартними вимогами.

Документ працівнику видають упродовж трьох днів після закінчення його останнього трудового дня. У тих випадках, коли роботодавець не може віддати документ колишньому підлеглому через його відсутність, він повинен надіслати на домашню адресу працівника рекомендований лист із повідомленням. Якщо людина дала письмову згоду, трудова книжка може бути надіслана їй поштою. Такого ж порядку дотримуються, якщо працівник помер, і документ має бути переданий його родичам.

У ситуаціях коли документ не забирають, підприємство зберігає його протягом двох років (у відділі кадрів, але не разом з іншими книжками). Потім його на 50 років передають до архіву, після чого знищують.

Якщо роботодавець – індивідуальний підприємець

З 2006 року індивідуальні роботодавці зобов'язані вносити записи до трудових книжок своїх працівників. Отже, їхні права зрівняні з тими, якими користуються юридичних.

Приймаючи на роботу людини, яка раніше ніде не працювала, індивідуальний підприємець повинен надати їй трудову книжку (вартість якої буде вирахована з першої заробітної плати працівника), а також вчасно та правильно вносити до неї всі необхідні записи.

Нерідко такі суб'єкти господарської діяльності вважають за краще наймати співробітників-сумісників. У такому разі вони нічого не вносять у трудові, але можуть видати довідку на вимогу людини, і вже на її підставі запис буде зроблено на основному місці роботи.